Een e-mailcampagne opstellen en verzenden

Een campagne bestaat uit vier bouwstenen die u eenmalig voorbereidt en vervolgens telkens opnieuw gebruikt.

Toegang tot de module

Meld u aan bij uw klantenzone op portal.gigaweb.be en klik in het linkermenu op Campagne Marketing.

De startpagina van de module toont vier tellers (campagnes, lijsten, leads, klikken) en de lijst van uw campagnes met, voor elk daarvan, de status, het aantal ontvangers, openingen en klikken. De knoppen rechtsboven leiden naar de Lijsten, de Templates, en laten u een nieuwe Campagne aanmaken.

Stap 1 — De verzending configureren (SMTP)

Er kan geen enkele e-mail vertrekken voordat de verzendserver is ingesteld en actief is. Deze configuratie is gemeenschappelijk voor al uw campagnes: u vult ze slechts één keer in. Ze bevindt zich in het tabblad SMTP, binnen om het even welke campagne.

Komt u later terug op dit formulier, laat dan het veld Wachtwoord leeg om het reeds opgeslagen wachtwoord te behouden.

Stap 2 — Een lead-lijst aanmaken

Klik vanuit het dashboard op Lijsten. Geef uw lijst een naam (en eventueel een beschrijving) en klik op Opslaan. U kunt zoveel lijsten aanmaken als u wilt en ze onafhankelijk van elkaar beheren.

Klik vervolgens op de naam van de lijst om er contacten aan toe te voegen. Er zijn twee methodes mogelijk.

Een contact handmatig toevoegen

Vul het formulier Lead toevoegen in: bedrijf, contactpersoon, e-mail, telefoon, website, bron en status. Enkel het e-mailadres is verplicht, en het moet uniek zijn binnen de lijst. Het potloodicoon aan het einde van de rij laat u een bestaand contact bewerken.

Een CSV-bestand importeren

Om enkele honderden contacten in één keer te laden, gebruikt u het kader CSV importeren. Het verwachte scheidingsteken is de puntkomma (;). Plaats een kopregel als eerste lijn: de volgende kolomnamen worden automatisch herkend, zowel in het Frans als in het Engels.

Heeft uw bestand geen kopregel, dan worden de kolommen in deze volgorde gelezen: email ; bedrijf ; contact ; telefoon ; website ; bron.

Aan het einde van de import geeft een melding het aantal aangemaakte of bijgewerkte contacten weer, evenals het aantal genegeerde regels. Regels met een ongeldig e-mailadres worden genegeerd, zonder de rest van het bestand te blokkeren.

Stap 3 — Een HTML-template opstellen

Klik vanuit het dashboard op Templates. Een template bestaat uit een naam, een standaardonderwerp, de inhoud van het bericht in HTML en, indien gewenst, een versie in platte tekst voor e-mailprogramma's die geen HTML weergeven. Laat u de platte tekst leeg, dan wordt deze automatisch gegenereerd op basis van de HTML.

Personaliseren met variabelen

Voeg deze variabelen toe in het onderwerp of in de HTML: ze worden bij verzending vervangen door de gegevens van de ontvanger.

Voorbeeld van een berichtopening:

<p>Hallo {{contact_name}},</p>
<p>Wij begeleiden bedrijven zoals {{company}} bij…</p>
<p><a href="https://gigaweb.be/nl/hebergement">Ontdek onze aanbiedingen</a></p>
<p style="font-size:12px;color:#888;">
  Wilt u onze e-mails niet meer ontvangen?
  <a href="{{unsubscribe_link}}">Uitschrijven</a>
</p>

Denk er altijd aan {{unsubscribe_link}} toe te voegen: dit is een wettelijke verplichting voor commerciële e-mail, en het vermindert sterk de kans dat u als spam wordt gemeld.

Stap 4 — De campagne aanmaken

Klik vanuit het dashboard op Campagne en vul het formulier in.

Stap 5 — De wachtrij genereren en verzenden

Zodra de campagne is opgeslagen, komt u op de fiche ervan terecht. Twee knoppen sturen de verzending aan.

Aan het einde van de bewerking geeft een melding het aantal verzonden e-mails en het aantal mislukte pogingen weer. Uitgeschreven of als ongeldig gemarkeerde contacten worden automatisch uitgesloten, en een contact dat al in de wachtrij staat, wordt er nooit twee keer aan toegevoegd.

Doe altijd een test vóór de echte verzending: maak een testlijst met enkel uw eigen adres, start de campagne erop en controleer de weergave in uw inbox.

De resultaten opvolgen

De campagnefiche is opgebouwd uit vijf tabbladen.

Openingen worden gemeten via het weergeven van een onzichtbare afbeelding. Aangezien veel e-mailprogramma's afbeeldingen standaard blokkeren, ligt het werkelijke aantal openingen in de praktijk hoger dan wat wordt weergegeven. Klikken worden wel op een betrouwbare manier gemeten.

De statussen begrijpen

De status van een campagne wordt automatisch bijgewerkt naarmate er wordt verzonden.

Aan de kant van de ontvanger evolueert de status van queued (wachtend) naar sent (verzonden), vervolgens opened (geopend) en clicked (heeft geklikt). Ze kan ook overgaan naar unsubscribed, bounced (adres dat het bericht weigert) of failed.

Uitschrijvingen en AVG

Elke ontvanger krijgt een eigen, unieke uitschrijflink. Gebruikt hij deze:

• dan wordt zijn verzoek geregistreerd met de datum en eventuele reden, zichtbaar in het tabblad Uitschrijvingen;
• dan verandert zijn status naar unsubscribed in uw lead-lijst;
• dan wordt hij automatisch uitgesloten van al uw volgende campagnes, ook als u zijn adres opnieuw via CSV importeert.

U blijft verantwoordelijk voor de gegevens die u in de module laadt en voor de wettelijke grondslag van uw verzendingen. Enkele principes om na te leven: contacteer alleen personen voor wie u over toestemming of een aantoonbaar gerechtvaardigd belang beschikt, behoud altijd de uitschrijflink in uw e-mails, identificeer uw bedrijf duidelijk in het bericht, en behandel elk verwijderingsverzoek zonder uitstel. Onze privacyverklaring licht onze rol als hoster in deze verwerking verder toe.

Probleemoplossing