Activ'dog

Een activiteit digitaliseren die verschillende actoren coördineert

Activ'dog is een vzw wiens missie het is om het welzijn van mensen te verbeteren door dieren-gemedieerde interventies. Haar bemiddelende dieren komen tussen bij ouderen, kinderen, volwassenen en personen met een handicap, in instellingen overal in België. Dit model steunt op een strikte kwaliteitseis: elk dier moet een positieve sociale en gedragstest hebben doorstaan, en elke referent draagt een badge die zijn opleiding bevestigt. Achter elke sessie schuilt dus een gekwalificeerde referent, een gevalideerd dier, een klantinstelling en een planning om na te leven. Drie groepen actoren om permanent te coördineren — klanten, beheerder en referenten — voor een organisatie die tot dan toe steunde op een opeenstapeling van heterogene tools, ten koste van aanzienlijk administratief werk en een gefragmenteerd overzicht van de activiteit.

De hele keten digitaliseren, van prestatie tot factuur

Het project mikte erop de hele activiteit te laten samenkomen in één enkel systeem: de drie profielen van actoren — klanten, beheerder en referenten — samenbrengen in dezelfde omgeving, elk met zijn eigen weergave en rechten; de administratieve keten van begin tot einde automatiseren, van de encodering van de prestatie tot de facturatie; de nevenactiviteiten aansturen — verbruiksgoederen, materiaal en opleidingen, tot dan toe apart opgevolgd; en de uitstraling van de vereniging ondersteunen door dieren-gemedieerde interventies bekend te maken, vrijwilligers te rekruteren en eigen middelen te genereren.

Een compleet platform: bedrijfsapplicatie, website en community

Gigaweb ontwierp en ontwikkelde het volledige digitale systeem van Activ'dog, opgebouwd rond drie complementaire bouwstenen. De bedrijfsapplicatie digitaliseert de kern van de activiteit: het proces is volledig geautomatiseerd, van het beheer van de prestaties tot de digitale factuur uitgereikt via Peppol, en neemt ook het beheer van verbruiksgoederen en de opvolging van opleidingen op zich — twee essentiële aspecten voor een vereniging waarvan de dienstkwaliteit steunt op opgeleide en uitgeruste referenten. Elke actor heeft er toegang met zijn eigen rol: de klant volgt zijn interventies op, de beheerder stuurt het geheel aan, de referent beheert zijn planning. De website draagt de missie van de vereniging, met pedagogische content over dieren-gemedieerde interventies en canitherapie, een webshop en een donatiemodule. Ten slotte houdt een discussieforum de community levendig tussen de sessies door: data van opleidingen en hondentests, uitwisselingen tussen referenten, gedeelde bronnen.

Een vereniging bestuurd vanaf één plek

Activ'dog beschikt vandaag over een verenigd informatiesysteem, waar voorheen meerdere onderling losstaande tools naast elkaar bestonden: prestaties, facturatie, verbruiksgoederen en opleidingen worden beheerd vanaf één platform. De volledige automatisering van de administratieve cyclus — tot en met het uitreiken van facturen in Peppol-formaat — schaft herhaalde invoer af en met haar de verwerkingstermijnen, en bevrijdt kostbare tijd in een verenigingsstructuur waar elk uur zwaarder weegt dan het budget.

Deze beheerapplicatie steunt op dezelfde fundamenten als onze websites en applicaties op maat.