Créer et envoyer une campagne e-mail

Une campagne repose sur quatre briques que vous préparez une seule fois, puis réutilisez à chaque envoi.

Accéder au module

Connectez-vous à votre espace client sur portal.gigaweb.be, puis cliquez sur Campagne Marketing dans le menu de gauche.

La page d’accueil du module affiche quatre compteurs (campagnes, listes, leads, clics) et la liste de vos campagnes avec, pour chacune, son statut, son nombre de destinataires, d’ouvertures et de clics. Les boutons en haut à droite mènent aux Listes, aux Templates, et permettent de créer une nouvelle Campagne.

Étape 1 — Configurer l’envoi (SMTP)

Aucun e-mail ne peut partir avant que le serveur d’envoi soit renseigné et actif. Cette configuration est commune à toutes vos campagnes : vous ne la remplissez qu’une seule fois. Elle se trouve dans l’onglet SMTP, à l’intérieur de n’importe quelle campagne.

Si vous revenez plus tard sur ce formulaire, laissez le champ Mot de passe vide pour conserver celui déjà enregistré.

Étape 2 — Créer une liste de leads

Depuis le tableau de bord, cliquez sur Listes. Donnez un nom à votre liste (et une description si utile), puis Sauvegardez. Vous pouvez créer autant de listes que vous le souhaitez et les gérer indépendamment.

Cliquez ensuite sur le nom de la liste pour y ajouter vos contacts. Deux méthodes sont possibles.

Ajouter un contact à la main

Remplissez le formulaire Ajouter un lead : société, contact, e-mail, téléphone, site web, source et statut. Seule l’adresse e-mail est obligatoire, et elle doit être unique au sein de la liste. Le crayon en fin de ligne permet de modifier un contact existant.

Importer un fichier CSV

Pour charger plusieurs centaines de contacts d’un coup, utilisez l’encadré Importer un CSV. Le séparateur attendu est le point-virgule (;). Placez une ligne d’en-tête en première ligne : les intitulés suivants sont reconnus automatiquement, en français comme en anglais.

Si votre fichier n’a pas de ligne d’en-tête, les colonnes sont lues dans cet ordre : email ; société ; contact ; téléphone ; site web ; source.

À la fin de l’import, un message vous indique le nombre de contacts créés ou mis à jour et le nombre de lignes ignorées. Les lignes dont l’adresse e-mail est invalide sont ignorées, sans bloquer le reste du fichier.

Étape 3 — Rédiger un template HTML

Depuis le tableau de bord, cliquez sur Templates. Un template regroupe un nom, un sujet par défaut, le corps du message en HTML et, si vous le souhaitez, une version en texte brut pour les logiciels de messagerie qui n’affichent pas le HTML. Si vous laissez le texte brut vide, il est généré automatiquement à partir du HTML.

Personnaliser avec des variables

Insérez ces variables dans le sujet ou dans le HTML : elles sont remplacées par les données du destinataire au moment de l’envoi.

Exemple d’ouverture de message :

<p>Bonjour {{contact_name}},</p>
<p>Nous accompagnons des entreprises comme {{company}} dans…</p>
<p><a href="https://gigaweb.be/hebergement">Découvrir nos offres</a></p>
<p style="font-size:12px;color:#888;">
  Vous ne souhaitez plus recevoir nos e-mails ?
  <a href="{{unsubscribe_link}}">Se désinscrire</a>
</p>

Pensez toujours à inclure {{unsubscribe_link}} : c’est une obligation légale pour un e-mail commercial, et cela réduit fortement le risque d’être signalé comme spam.

Étape 4 — Créer la campagne

Depuis le tableau de bord, cliquez sur Campagne, puis remplissez le formulaire.

Étape 5 — Générer la file, puis envoyer

Une fois la campagne enregistrée, vous arrivez sur sa fiche. Deux boutons commandent l’envoi.

À la fin de l’opération, un message récapitule le nombre d’e-mails envoyés et le nombre d’échecs. Les contacts désinscrits ou marqués invalides sont automatiquement exclus, et un contact déjà présent dans la file n’y est jamais ajouté deux fois.

Faites toujours un essai avant le vrai envoi : créez une liste de test ne contenant que votre propre adresse, lancez la campagne dessus, et vérifiez le rendu dans votre boîte de réception.

Suivre les résultats

La fiche de campagne est organisée en cinq onglets.

Les ouvertures reposent sur l’affichage d’une image invisible. Beaucoup de logiciels de messagerie bloquant les images par défaut, le nombre réel d’ouvertures est en pratique supérieur à celui affiché. Les clics, eux, sont mesurés de façon fiable.

Comprendre les statuts

Le statut d’une campagne se met à jour tout seul au fil des envois.

Côté destinataire, le statut évolue de queued (en attente) à sent (envoyé), puis opened (ouvert) et clicked (a cliqué). Il peut aussi passer à unsubscribed, bounced (adresse qui rejette le message) ou failed.

Désinscriptions et RGPD

Chaque destinataire reçoit un lien de désinscription qui lui est propre. Lorsqu’il l’utilise :

• sa demande est enregistrée avec sa date et son motif éventuel, visible dans l’onglet Désinscriptions ;
• son statut passe à unsubscribed dans votre liste de leads ;
• il est automatiquement exclu de toutes vos campagnes suivantes, y compris si vous réimportez son adresse par CSV.

Vous restez responsable des données que vous chargez dans le module et de la base légale de vos envois. Quelques principes à respecter : ne contactez que des personnes pour lesquelles vous disposez d’un consentement ou d’un intérêt légitime démontrable, conservez toujours le lien de désinscription dans vos e-mails, identifiez clairement votre société dans le message, et traitez sans délai toute demande de suppression. Notre charte vie privée détaille notre rôle d’hébergeur dans ce traitement.

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